Как понять, что у вас что-то не так с культурой и процессом проведения встреч?

В какой-то момент (года 4-5 назад) я начал фиксировать вещи, которые меня раздражали во время разных митингов. В конечном счете я составил для себя этот список. И если у вас хотя бы что-то из этого списка имеет отклик в регулярных встречах, то у вас есть проблемы, которые надо начинать прорабатывать. Ибо скорее всего из-за наличия этих неудобств накапливается усталость у ваших сотрудников, которая может выразиться в не очень приятных поведенческих последствиях. Например до того, как я начал разбираться в причинно следственных связях и вести этот список, я так выгорел от еженедельных директоратов, что просто хотел уволиться и ничем не мог физически заниматься остаток дня. Список мне конечно не сильно помог исправить ситуацию тогда, но я хотя бы стал подмечать некоторые раздражающие аспекты осознанно во время встреч и пытаться их нивелировать.

На самом деле подобные списки и чеклисты можно встретить много у кого, особенно полезные они у разного рода агентов изменений, фасилитаторов и коучей, и я конечно не претендую на искрометную полезность и научную точность. Но у всех, кто займется этим вопросом будет очень много пересечений и общих моментов, ибо во главе угла будет стоять не только опыт, но и здравый смысл.

Итак:

• 🕗 Не соблюдение тайминга и регулярное вываливание за таймслот
• 🙈 Никто не видит проблемы в том, что не уложились в тайминг
• 🏃 Встречи идут одна за другой без перерывов
• 📰 Нет повестки
• 👮 Нет лидера встречи, модератора
• ⏰ Время назначения встречи появляется менее чем за несколько часов без предупреждения и согласования
• 📆 Встречи не ведутся в календаре, а назначаются в личных переписках
• 🎁 Нет результатов встреч (артефактов в чатике, саммори, митингнотсов, чего угодно)
• 📸 Онлайн встречи проходят без камер и вообще не соблюдается культура онлайн совещаний
• 🥊 Присутствует постоянное перебивание и не возможность выразить до конца собственную позицию во время встречи
• 😭 Никто не готовится к встрече (зачастую из-за отсутствия повестки)
• 🔥 Встреч слишком много
• 🤷‍️ На встречу выносятся вопросы, которые можно было бы спокойно решать асинхронно
• 💩 Постоянно обсуждается одно и тоже, без цели завершить это обсуждение
• 🍟 Параллельная еда или работа с проходящей встречей
• 🌐 Для онлайн встреч актуально еще стало плохой канал и качество микрофона у собеседников

В целом, что бы этого не было нужно просто не оставлять ситуацию как есть. Чаще всего раздражение от плохих совещаний присутствует у многих его участников и если постараться объяснить свою точку зрения и предложить некоторые улучшения, то обычно сильного противодействия не встречается. Другое дело, что есть процент ортодоксов своих устоев, у которых нет желания стать лучше и эффективнее. Лучшее, что вы можете в этой ситуации сделать - огородить себя от их присутствия. В любом случае нужен план встречи, её цель и соблюдение правил, которые стоит со всеми участниками обсудить и зафиксировать.

Если это кажется буквоедством и занудством, то вас еще просто не перемололи жернова бессмысленных, неэффективных, ежедневных, одинаковых, раздражающих встреч, которые мешают делать свою работу. Хочется верить, что вам никогда с этим и не придется столкнуться. 🙂